    | |
Een idee? Doen!
Wij zijn trots op onze stad, onze inwoners en onze ondernemers. Daarom vinden wij het belangrijk dat jij je met hen verbonden voelt. Zodat je weet waarom en voor wie je het doet.
Voor ons zijn persoonlijkheid en betrokkenheid belangrijker dan opleiding en ervaring. Het gaat om initiatief en actie. Een idee? Doen!
Griffiemedewerker voor de gemeenteraad Alkmaar, 3 dagen per week (0.6fte)
Functieomschrijving
Ben jij een accurate, digitaal vaardige en ambitieuze collega en spreekt administratief werk binnen een politieke omgeving je aan? Hou je van regelen en organiseren? Lees dan snel verder!
Jouw werk in een notendop
De werkzaamheden worden, met een grote mate van zelfstandigheid, verricht onder de verantwoordelijkheid van de griffier:
Samen met de griffie(r) vorm jij het hart van alle griffie-brede secretariële-, logistieke en administratieve werkzaamheden en zorg jij dat het hele proces van vergaderen snel en nauwkeurig verloopt; van agenda opstellen, regelen van zalen en catering, stukkenstroom, inkomende stukken tot de schriftelijke en technische vragen. Kortom, alles wat nodig is om de gemeenteraad zo goed mogelijk te faciliteren. De stukkenstroom verloopt bijna volledig digitaal. Het inrichten en up-to-date houden van het raadsinformatiesysteem en het helpen van raads- en commissieleden om stukken snel te vinden behoort ook tot jouw werkzaamheden. Je draagt zorg voor het organisatorische en administratieve proces rondom bestuurlijke besluitvorming; zoals het voorbereiden en het afwikkelen van de raads- en commissievergaderingen en raadsinformatiebijeenkomsten. Tijdens de raadsvergaderingen zorg je voor overzicht van voorstellen, moties en amendementen en vat je de besluitvorming en gedane toezeggingen samen in een besluitenlijst.
Jij;
- Je bent een vraagbaak voor raads- en commissieleden, inwoners en de gemeentelijke organisatie.
- Bewaakt alle respons- en doorlooptijden van de gestelde vragen en rappelleert ter bevordering van de tijdige afhandeling en koppelt dit terug aan de vragensteller;
- Bewaakt aan de gemeenteraad gerichte post en zorgt dat de brieven digitaal beschikbaar worden gemaakt;
- Zorgt dat alle benodigde faciliteiten voor vergaderingen aanwezig zijn en ondersteunt bij raadsvergaderingen.
- Je draagt zorg voor de financiële verwerking en controle van facturen
- Je gaat aan de slag met de zichtbaarheid en de toegankelijkheid van de gemeenteraad. Denk onder andere aan het organiseren van “gast van de raad” en bezoeken van scholieren.
Over de kandidaat
Je werkt nauwkeurig, geordend en alert. Je bent integer, dienstbaar en onafhankelijk. Je beschikt over uitstekende mondelinge- en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden. Je kunt goed plannen en organiseren;
- Je bent praktisch ingesteld en houdt van aanpakken; je bent proactief en stelt hoge eisen aan de kwaliteit van je werk;
- Je kunt goed omgaan met deadlines en onverwachte situaties;
- Flexibiliteit en bereidheid om buiten kantoortijden te werken (ook in de avond circa 1 keer per maand);
- Inzicht in politiek-bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen; je kunt je verplaatsen in de positie van raadsleden en hebt gevoel voor jouw eigen onafhankelijke en neutrale rol daarin.
Over de gemeenteraad en het team
De gemeenteraad is het hoogste bestuursorgaan in de gemeente. De gemeenteraad in Alkmaar heeft 39 raadsleden. De griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert de gemeenteraad. We hebben al flink wat stappen gemaakt om van een administratieve griffie naar een strategische griffie te groeien. Onlangs heeft de gemeenteraad besloten de griffie uit te breiden. Het griffieteam bestaat op dit moment naast de griffier uit vier (straks 5) raadsadviseurs/commissiegriffiers en twee (straks 3) griffiemedewerkers. Het team ondersteunt en adviseert de gemeenteraad, gemeenteraadsleden en commissieleden. De gemeenteraad werkt met vijf commissies: Bestuur en Middelen, Ruimte, Sociaal, de auditcommissie en de werkgeverscommissie. Het college bestaat uit de burgemeester en wethouders. Zij worden ondersteund door de gemeentesecretaris. In de ambtelijke organisatie werken medewerkers resultaatgericht samen, met een grote mate van eigen verantwoordelijkheid in een inspirerende werkomgeving.
Je werkt in een prachtige, historische, veelzijdige gemeente die volop in ontwikkeling is. Leuke collega’s, die net als jij hard werken, maar zeker ook voor je klaarstaan als dat nodig is. Er is ruimte voor eigen initiatieven en persoonlijke ontwikkeling.
Wij bieden
- Een zeer afwisselende baan in een klein team waarbinnen samenwerking, gedeelde verantwoordelijkheid en enthousiasme voorop staan.
- Flexibele werktijden waarbij we zorgen voor een goede bezetting van de griffie
- Naast een passend salaris (schaal 8), ook een Individueel Keuzebudget van 17,05%.
- Er wordt gestart met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor één jaar. Bij goed functioneren wordt deze vervolgens omgezet in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
Interesse of heb je nog vragen?
Enthousiast geworden om als raadsondersteuner aan de slag te gaan bij de gemeente Alkmaar? Solliciteer dan direct maar uiterlijk vóór 5 december We hebben de gesprekken ingepland op 11 december (14.00-17.00u). We zouden het fijn vinden als je daarmee rekening houdt in je agenda.
Voor meer informatie over deze functie kun je terecht bij Vera Hornstra, Griffier, via telefoonnummer 06 34 37 45 93 of via e-mail vhornstra@alkmaar.nl
Heb je vragen over de organisatie of de sollicitatieprocedure? Neem contact op met Lisette Zwart-van Zanen via telefoonnummer 06 42 16 31 52.
De vacature wordt gelijktijdig intern en extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur.
Het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag behoort tot de selectieprocedure.